En la lista de documentos pone copia compulsada, y tú llevas una fotocopia normal. O pone original y aportas una copia. En la ventanilla te lo dicen en diez segundos y te vas a casa con la carpeta entera sin entregar.
Son palabras que se parecen y significan cosas distintas, y casi nadie las tiene claras hasta que le pasa.
Aquí va qué es cada una y dónde se consigue, para no volver dos veces.
Índice de contenido
Original
El documento tal y como lo emitió quien lo firma: el título, el certificado, la escritura. Cuando piden original, quieren ver ese papel, aunque muchas veces lo devuelven en el acto después de comprobarlo.
Por eso conviene llevar también una copia simple: en muchos sitios se quedan la copia y te devuelven el original tras cotejarlo.
Copia simple
Una fotocopia corriente, sin ningún sello. Vale cuando la lista lo dice expresamente, y se usa mucho acompañando al original para que el funcionario compare y se quede con ella.
No tiene valor por sí sola si el trámite pide otra cosa, y ahí está el error más común.
Copia compulsada o cotejada
Es una fotocopia a la que un organismo ha puesto un sello y una firma haciendo constar que coincide con el original que le han enseñado. Sirve para acreditar el contenido sin tener que entregar el documento bueno.
La hace la propia administración, y para ello hay que presentar el original y la copia. Cada organismo tiene sus reglas sobre cuáles compulsa.
Copia auténtica electrónica
Es el equivalente digital: un documento electrónico expedido por la administración, con su código seguro de verificación, que permite comprobar su validez en línea.
Cuando existe esta opción, suele ser la más cómoda, porque se obtiene sin desplazarse y se puede aportar en registros electrónicos tantas veces como haga falta.
Copia notarial o testimonio
La hace un notario y tiene efectos distintos de la compulsa administrativa. Se usa cuando lo pide expresamente quien tramita, y tiene coste.
No es intercambiable con la compulsa: si la lista dice una cosa, no sirve la otra aunque parezca más solemne.
Traducción jurada y apostilla
Si el documento está en otro idioma o viene de otro país, además de la copia puede hacer falta traducción jurada y, según el caso, la apostilla del país emisor.
Son pasos que llevan tiempo, así que conviene preguntarlos al principio del trámite y no cuando ya está todo lo demás listo.
La lista que manda es la oficial
Cada procedimiento publica su relación de documentos, y ahí dice exactamente qué formato acepta de cada uno. Esa lista prevalece sobre cualquier explicación general, incluida esta.
Dos consejos prácticos: lleva siempre originales y copias aunque no los pidan, y comprueba las fechas de validez de los certificados, porque algunos tienen caducidad y llegar con uno vencido es empezar otra vez.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una copia compulsada?
Una fotocopia a la que un organismo ha puesto sello y firma haciendo constar que coincide con el original que le han mostrado. Para obtenerla hay que presentar el original junto con la copia.
¿Dónde se compulsa un documento?
En la propia administración ante la que vas a presentarlo, y en muchos registros y oficinas de asistencia en materia de registros. Cada organismo tiene sus reglas sobre qué documentos compulsa, así que conviene preguntarlo antes.
¿Vale una copia notarial en lugar de una compulsada?
No son intercambiables. Tienen efectos distintos y la lista de documentos del procedimiento dice cuál se acepta. Si pide compulsa administrativa, una copia notarial puede no valer, aunque tenga más coste.
¿Qué es una copia auténtica electrónica?
Un documento electrónico expedido por la administración con un código seguro de verificación que permite comprobar en línea que es válido. Cuando existe esa opción, evita desplazamientos y se puede aportar cuantas veces haga falta.